Projektmanagement – braucht es das für jede Aufgabe?
In der Arztpraxis sowie auch in anderen KMU gibt es sehr unterschiedliche Aufgaben zu lösen.
In der Arztpraxis sowie auch in anderen KMU gibt es sehr unterschiedliche Aufgaben zu lösen. Die verschiedenen Aufgaben-Typen verlangen unterschiedliche Herangehensweisen, damit sie sauber gelöst werden. Zum einen wird zwischen einmaligen und wiederkehrenden Aufgaben unterschieden. Eine zweite Dimension unterscheidet zwischen komplexen, innovativen und übergreifenden Aufgaben gegenüber einfachen Herausforderungen. Die Kombination der beiden Dimensionen führt zu vier unterschiedlichen Aufgaben-Typen: Projekte, projektähnliche Aufgaben, Prozesse und einfache Aufgaben.
Projekte: Gute Planung spart Ressourcen
Projekte sind einmalige, komplexe und neue Aufgaben, welche Veränderungen bei mehreren Personen, in verschiedenen Räumen und im Ablauf hervorrufen, hohe Kosten generieren und neu sind – beispielsweise die Neuorganisation des Analyseangebotes. Hier hilft das Projektmanagement mit Zieldefinitionen, Verantwortlichkeiten, Kostenvoranschläge und Zeitplan. Dazu gibt es verschiedene Hilfsmittel, um Ressourcen einzusparen. Nehmen Sie sich Zeit, um Hilfsmittel für eine gutes Projektmanagement kennenzulernen. Mit einer guten Planung kann das wiederholte Diskutieren von Kernkriterien im ganzen Team vermieden werden.
Projektähnliche Aufgaben: Pro- und Kontra-Abwägung hilft
Projektähnliche Aufgaben sind weniger komplex, aber auch einmalig. Sie betreffen weniger Personen, haben weniger Schnittstellen und sind weniger kostenintensiv. Hier hilft oft eine Pro- und Kontra-Abwägung. Zum Beispiel: Welcher Medikamentenkühlschrank genügt unseren Anforderungen?
Prozesse: Mit Zielvorgaben zum Ergebnis
Wiederkehrende Aufgaben, welche eine gewisse Komplexität aufweisen, sind Prozesse. Sie benötigen eine Zielvorgabe (Terminierung, Vorgehensweise und Verantwortlichkeit) sowie eine Prozessbeschreibung. Beispielsweise kann die Praxis festlegen, wer jeden Mittwochnachmittag die Arztrechnungen nach welchen vorgegebenen Kriterien kontrolliert und wie die korrekten Rechnungen elektronisch weitergeleitet werden.
Einfache Aufgaben: Delegieren
Einfache wiederkehrende Aufgaben benötigen keine Prozessbeschreibung und können einfach delegiert werden, wie zum Beispiel die monatliche Organisation des Blumenschmuckes. Bei diesen Aufgaben kann aber auch ein kleiner Katalog an Kriterien helfen. Dieser Kriterienkatalog kann zum Beispiel beinhalten, wie teuer der Blumenschmuck sein darf und dass er saisonal sein soll.
Zur Verfasserin: Seit mehr als 10 Jahren für die Organisation und Entwicklung der Gruppenpraxis Küblis mitverantwortlich. Teamprozesse und was die Menschen im Team brauchen, damit sie gut zusammenarbeiten, interessieren sie seit ihrem Studium der Arbeits- und Organisationspsychologie besonders.