Hilfe – ich ertrinke in meinen Pendenzen! Das Eisenhower-Prinzip hilft.
Es gibt Phasen im Leben und im Arbeitsalltag, da häufen sich die Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Es gibt Phasen im Leben und im Arbeitsalltag, da häufen sich die Aufgaben, die erledigt werden müssen. In unserer Praxis kann das besonders in den Wintermonaten vorkommen. Zu den saisonalen administrativen Aufgaben, wie Tarifänderungen oder Jahresabschluss, kommen die vielen Grippepatienten dazu. Wenn in dieser Zeit auch noch eine Kollegin oder ein Gerät ausfällt, dann entstehen belastende Überstunden und die anstehenden Aufgaben türmen sich. Da ist es hilfreich, sich Übersicht zu verschaffen und die Aufgaben zu priorisieren.
Das Eisenhower-Prinzip kann helfen
Dieses Prinzip wird in der Ratgeber-Literatur oft genannt. Es geht darum, die unerledigten Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Das Prinzip in aller Kürze:
Ordnen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
Ich nehme jeweils ein A4-Blatt und unterteile dieses in 4 Felder. Der waagerechte Strich zeigt die Dringlichkeit an, der senkrechte Strich stellt die Wichtigkeit dar: oben wichtig, unten unwichtig. In diese vier Felder erfasse ich die pendenten Aufgaben. Jede Aufgabe wird also beurteilt nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Zur Wichtigkeit sind folgende Überlegungen relevant: Wie wichtig ist die Aufgabe für den Praxisalltag? Bin ich die zuständige Person? Zur Dringlichkeit sind folgende Überlegungen relevant: Was geschieht, wenn ich die Aufgabe nicht heute erledige? Behindere ich durch die Nichterledigung andere Personen in der Praxis? Kann jemand anderes die Aufgabe übernehmen? Sind alle Aufgaben in die vier Felder verteilt, geht es um den richtigen Umgang mit den darin enthaltenen Aufgaben.
Wichtige Aufgaben, welche dringend sind:
Heute abarbeiten «Do first»
- Patienten-Kontakt
- Überweisung organisieren
- Reparatur für defektes Laborgerät organisieren
Wichtige Aufgaben, welche nicht dringend sind:
Termin in der Agenda einplanen «Do later»
- Lehrlingsgespräch
- Wartung organisieren
- Abrechnung erstellen
Unwichtige Aufgaben, welche dringend sind:
an andere Person delegieren «Delegate»
- Verdorrten Blumenstrauss entfernen
- Zeitschriften aktualisieren
Unwichtige Aufgaben, welche nicht dringend sind:
auf später terminieren, eliminieren «Eliminate»
- Akten schreddern
- Werbepost abbestellen
- den Müll entsorgen
Die grosse Entlastung beginnt bereits dadurch, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig erkannt und in ein Zeitfenster in der Agenda eingeplant werden. Diese Termine werden so gelegt, dass man sich vom täglichen Alltagsgeschäft in der Arztpraxis herausnehmen kann. Beispielsweise kann so ein Termin auf einen Nachmittag gelegt werden, an welchem weniger Ärzte arbeiten. Übrigens: Mitarbeitergespräche werden in unserer Praxis nicht mehr zum sonst schon belasteten Jahresende geplant.
Delegieren als bewährte Organisationsmassnahme
Weitere Entlastung lässt sich erreichen, indem man nicht jede dringende Aufgabe selbst erledigt. Bin ich wirklich die einzige und richtige Person, welche sich um eine bestimmte Aufgabe kümmern kann? Vielleicht kann jemand vom Reinigungspersonal neue Blumen besorgen? Oder hat in der Praxis sonst jemand Zeit, mir diese Aufgaben abzunehmen?
Für die Ärztinnen und Ärzte ist das Delegieren von dringenden Aufgaben an die MPA sehr wichtig und entlastend. Denken wir beispielsweise an das Vorbereiten von Verbandswechseln oder die Durchführung von Lufus.
Die Beschäftigung mit unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben muss nicht immer negativ gesehen werden. In solchen Momenten können die Gedanken frei schweifen und sich neue Ideen für den Arbeitsalltag entwickeln.
Persönlich bin ich der Meinung, dass das Eisenhower-Prinzip für die Aufgabenteilung zwischen verschiedenen Teams in der Arztpraxis sehr hilfreich sein kann.
Mein Tipp: Setzen Sie das einfache Verfahren nicht erst ein, wenn der Aufgabenberg zu gross geworden ist. Nehmen Sie es als Planungsinstrument, auch für ihre Teams.
Zur Verfasserin: Seit mehr als 10 Jahren für die Organisation und Entwicklung der Gruppenpraxis Küblis mitverantwortlich. Teamprozesse und was die Menschen im Team brauchen, damit sie gut zusammenarbeiten, interessieren sie seit ihrem Studium der Arbeits- und Organisationspsychologie besonders.
