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Mittwoch, 04.10.2017

Eine gute E-Mail-Signatur – und was ich damit alles erreiche

Haben Sie sich auch schon gefragt: «Stammt diese E-Mail von einem Arzt oder kommt es von einer mit­arbeitenden Fachperson?»

Haben Sie sich auch schon gefragt: «Stammt diese E-Mail von einem Arzt oder kommt es von einer mitarbeitenden Fachperson? Warum landet diese E-Mail bei mir und weshalb geht es nicht direkt zum Arzt? Wann erreiche ich die Kollegin in der Nachbarpraxis am besten, ohne sie zu stören?»

Auch in den Arztpraxen erfolgt heute viel Informationsaustausch über das praktische Medium. Informationen und Anfragen auf diesem Weg können zu einem beliebigen Zeitpunkt bearbeitet werden und stören im Praxisalltag weniger. Lesen Sie hier Empfehlungen zur E-Mail-Signatur.

Vorteile einer klaren E-Mail-Signatur

Mit korrekten Signaturen erleichtern Sie dem Empfänger einiges:

• Identifizierung des Absenders: «Aha, das ist kein Junk, auch wenn der Anhang komisch aussieht.» Oder auch: «Da schickt mir die MPA etwas, die kenn ich doch.» Und ich kann dann per Du antworten.
• Aktualisierung der Stammdaten: «Diese E-Mail-Adresse für administrative Fragen habe ich bisher noch nicht notiert. Also kann ich künftig dort bei den MPA direkt etwas anfragen.»
• Mit guten Signaturen sind Sie schneller: Eine richtige Signatur enthält bereits alle wichtigen Informationen, die dem Empfänger dienen. Sie müssen also nicht jedes Mal Namen und Funktion eintippen. Wird die Gruss-Formel auch bereits in der Signatur festgelegt, so spart man sich auch diese Eingabe.

Angaben in einer geschäftliche Signatur

• Vor- und Nachname
• Stellenbezeichnung, Funktion oder Beruf
• Name der Arztpraxis
• Telefonnummer (evtl. Direktwahl und Mobil)
• Webseite
• Evtl. Logo (siehe Hinweis im letzten Abschnitt)

Sichere Kommunikation vertraulicher Patientendaten

Viele Praxen ergänzen die Signatur mit einer Vertraulichkeitserklärung, dies mit dem Ziel, dass falsch adressierte E-Mails an den Sender zurückgeschickt und auf dem Computer gelöscht werden. Die Vertraulichkeitserklärung ersetzt aber nicht das Verschlüsseln von E-Mails, falls diese Patientendaten enthalten. E-Mails mit Patientendaten dürfen aus rechtlichen Gründen nur verschlüsselt versendet werden, zum Beispiel über eine HIN-Adresse (sicherer Kommunikationskanal, hin.ch).

Eine Signatur ist übrigens keine Unterschrift. Regeln Sie mit Ihren Ärzten, ob und wann zur Authentifizierung welcher E-Mails die HIN-Adresse genügt.

Empfehlung: Anlegen unterschiedlicher Signaturen

Es macht Sinn, sich mehrere Signaturen zuzulegen: Patienten, Lieferanten, andere Arztpraxen oder Ämter interessieren in der Signatur unterschiedliche Angaben. Bei Lieferanten möchten Sie möglicherweise empfohlene Kontaktzeiten angeben. Vielleicht gibt man sogar eine direkte Telefonnummer an, mit der man direkt das Labor erreicht. Die Kollegin am Empfang ist froh, diesen Anruf nicht auch noch bearbeiten zu müssen. Bei E-Mails an Spezialisten und Kliniken kann es Sinn machen, weitere E-Mail-Adressen aufzuführen, z.B. die direkte des zuständigen Arztes.

In unserer administrativen Signatur haben wir sogar alle Ärzte namentlich aufgeführt, weil nicht alle Empfänger wissen, welche Ärzte in dieser Gruppenpraxis arbeiten. Ist der Verfasser des Mails Spezialist in einem Praxisbereich und in Teilzeit tätig, so hilft es dem Empfänger, wenn die Signatur die Erreichbarkeit dieser Person enthält.

Die verschiedenen Signaturen aus einer Praxis sollten einheitlich aufgebaut werden, damit ein Wiedererkennungseffekt stattfindet. Dabei ist eine gut lesbare Standardschrift auf jeden Fall zu empfehlen. Das Einfügen eines Praxislogos wäre zwar wünschbar, führt aber oft zu Darstellungsproblemen: Je nach Einstellung bei den Empfängern wird das Logo nicht korrekt angezeigt. Darum: Mit einer rein typografischen Darstellung der E-Mail-Signatur sind Sie auf der sicheren Seite.